Il "recupero" dell'IVA è ammesso solo in caso di emissione e registrazione della relativa fattura. Non è possibile per le operazioni effettuate senza emissione della fattura (per esempio in caso di corrispettivi documentati da scontrino fiscale o ricevuta).
Ai sensi dell'art. 19 dello stesso D.P.R. cui l'art. 26 espressamente rimanda, la detrazione può essere esercitata, "… al più tardi, con la dichiarazione relativa al secondo anno successivo a quello in cui il diritto alla detrazione è sorto e alle condizioni esistenti al momento della nascita del diritto medesimo.".
Il diritto alla detrazione si manifesta, nelle diverse ipotesi, con le seguenti tempistiche:
fallimento: scadenza del termine per le osservazioni al piano di riparto, oppure, ove non vi sia stato, alla scadenza del termine per il reclamo al decreto di chiusura del fallimento stesso
concordato fallimentare: passaggio in giudicato della sentenza di omologazione del concordato
concordato preventivo: scadenza del termine per l'appello alla sentenza di omologazione. In caso di concordato preventivo il recupero dell'IVA potrà riguardare solo la parte eccedente (in proporzione) che non trova accoglimento con la chiusura del concordato
liquidazione coatta amministrativa: scadenza del termine per la proposizione di contestazioni al piano di riparto predisposto dalle autorità competenti
procedure esecutive rimaste infruttuose: quando il credito del cedente del bene o prestatore del servizio non trova soddisfacimento attraverso la distribuzione delle somme ricavate dalla vendita dei beni dell'esecutato ovvero quando sia stata accertata e documentata dagli organi preposti l'insussistenza di beni da assoggettare all'esecuzione.
La procedura dell'amministrazione straordinaria delle grandi imprese in crisi, per le precipue finalità di conservazione e risanamento dell'impresa, non costituisce ipotesi valida ad integrare il concetto di infruttuosità. Risulta quindi esclusa la possibilità di recuperare l'IVA.
Verificati i presupposti per l'emissione della nota di variazione IVA, chi intende procedere al recupero dell'IVA deve:
emettere nota di variazione IVA che precisi la specifica circostanza che l'ha motivata e con la dicitura "Nota di accredito emessa ai sensi dell'art. 26, comma 2, DPR 633/1972, al solo fine di recuperare l'imposta. Non comporta la rinuncia al credito rimasto insoddisfatto"
annotare la nota di variazione, con segno negativo, nel registro delle fatture emesse.
L'art. 26 del DPR 633/1972 legittima l'emissione della nota di variazione IVA esclusivamente in capo al soggetto che ha posto in essere l'operazione originaria: attenzione quindi ai casi di "cessione del credito".