Circolare INPS n. 66 del 28.05.2014

Come noto, il Decreto Ministeriale n. 55 del 3 aprile 2013 (ALL. 1), entrato in vigore il 6 giugno 2013 e applicabile anche nei confronti dell?Istituto, ha fissato la decorrenza degli obblighi di utilizzo della fatturazione elettronica nei rapporti economici con la Pubblica Amministrazione ai sensi della Legge 244/2007, art. 1, commi da 209 a 214.

In ottemperanza a tale disposizione, l?Istituto, a decorrere dal 6 giugno 2014, non potr? pi? accettare fatture che non siano trasmesse in forma elettronica secondo le modalit? previste dagli allegati del decreto n. 55 del 3 aprile 2013. Inoltre, trascorsi 3 mesi da tale data, non potr? procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all?invio delle fatture in formato elettronico.

L?art. 25 (Anticipazione obbligo fattura elettronica) del decreto-legge 24 aprile 2014, n. 66, recante ?Misure urgenti per la competitivit? e la giustizia sociale?, in corso di conversione, ha, inoltre, rafforzato tale obbligo per i pagamenti dovuti dalla pubbliche amministrazioni, alle quali ? fatto divieto di procedere al pagamento delle fatture elettroniche che non riportano il Codice identificativo di gara (CIG) e il Codice unico di Progetto (CUP).

Di conseguenza, l?INPS, e per essa tutte le strutture titolari di poteri di spesa a livello centrale e territoriale:

• a decorrere dal 6 giugno 2014, potr? ricevere esclusivamente fatture trasmesse in modalit? elettronica, secondo le modalit? definite dal suddetto decreto n. 55 del 3 aprile 2013 e dalle successive disposizioni normative e interpretative;

• a decorrere dal 6 settembre 2014, potr? procedere al pagamento delle sole fatture pervenute in formato elettronico.

La disposizione suddetta si applica anche al cd. "ciclo attivo?, cio? al processo di emissione di fatture da parte dell?Istituto verso Ministeri, Agenzie fiscali ed altri Enti previdenziali pubblici.

Con successiva circolare saranno fornite le relative istruzioni operative

2. Implementazione del sistema

Al fine di ottemperare agli obblighi previsti dalle disposizioni citate e implementare correttamente, anche sotto il profilo informatico, il percorso di adeguamento all?utilizzo della fatturazione elettronica nei rapporti economici tra pubblica amministrazione e fornitori, l?Istituto ha delineato una strategia di adeguamento che prevede i seguenti adempimenti:

• identificazione nell?ambito dell?IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni, di cui all?art. 11 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013) dell?Ufficio Destinatario di Fattura Elettronica (Uff_eFatturaPA) con il codice univoco UF5HHG,attivit? gi? completata da parte della DCSIT.

Tale nuovo codice rappresenta l?unico punto di "accettazione? (Polo di smistamento dell?Istituto) delle fatturazioni elettroniche passive verso INPS.

Con l?obiettivo di poter gestire nel tempo eventuali modifiche organizzative senza alcun impatto sui sistemi esterni (IPA, AVCP, ?), le procedure interne definite al punto 3) della presente Circolare, delineano il percorso per veicolare correttamente le fatture elettroniche pervenute a tutte le strutture identificate (Direzioni centrali e Direzioni Territoriali) per il pagamento;

• identificazione dei contratti in essere al fine di comunicare ai fornitori il codice IPA di INPS ("UF5HHG?) e le nuove modalit? di fatturazione da seguire per la fatturazione elettronica verso INPS (vedi successivo punto 3) ;

• integrazione del colloquio tra sistemi gestionali dell'Istituto con il Sistema di Interscambio (SdI) mediante la specifica PEC (fatturazioneelettronica@postacert.inps.gov.it), a carico della DCSIT;

• gestione automatica della protocollazione e Registro unico delle fatture passive, a carico della DCSIT.

3. Attivit? da porre in essere

Per il completamento del processo di sviluppo e consolidamento della fatturazione elettronica, la cui implementazione ? sotto la responsabilit? delle Strutture titolari di budget in indirizzo, in raccordo con la Direzione Centrale Sistemi Informativi e Tecnologici (DCSIT) ? necessario provvedere al caricamento dei contratti in essere che consentir? la comunicazione, ai fornitori titolari dei contratti, del codice univoco IPA UF5HHG e dei codici ufficio presenti nel sistema SIGEC ? Gestione Contratti.

Tale attivit? ? di competenza, rispettivamente, delle strutture in indirizzo ai fini di un corretto indirizzamento, liquidazione e pagamento delle fatture elettroniche, e della DCSIT per le comunicazioni in forma massiva ai fornitori.

?, infatti, indispensabile procedere a inserire, sull?applicativo SIGEC ? Gestione contratti, tutte le informazioni relative al rapporto contrattuale necessarie al pagamento, con particolare riferimento alle seguenti:

- oggetto dell'ordine/incarico/contratto;

- CIG (Codice Identificativo Gara) e/o CUP (Codice unico di Progetto);

- nominativo del RUP, censito su AVCP, che dovr? ricevere tramite posta elettronica comunicazione in merito alla fattura da liquidare;

- cod. fornitore INPS e riferimento e-mail del fornitore

- date di rilevanza contrattuale

- riferimento alla determina di aggiudicazione

- importo del contratto al lordo di IVA.

Si richiama l?attenzione delle strutture in indirizzo sulla circostanza che non ? possibile inviare alcuna comunicazione al fornitore per i contratti non censiti correttamente sul SIGEC, né risalire agevolmente al codice CIG o CUP della Stazione appaltante, o al nominativo del RUP e individuare la Sede di riferimento per il pagamento, se non indicata al fornitore.

Si invita, pertanto, a monitorare efficacemente l?inserimento delle informazioni necessarie al corretto instradamento della fattura elettronica, provvedendo altres? a regolarizzare i codici CIG e CUP sul sito dell?Autorit? di vigilanza per i contratti pubblici, e, laddove necessario, aggiornare tempestivamente le informazioni.

Per tutte le altre tipologie di rapporti che rientrano nell?obbligo della fatturazione elettronica, e non sottoposte ai controlli dell?Autorit? di Vigilanza dei Contratti Pubblici, al fine di prevenire eventuali difficolt? di smistamento delle fatture ? necessario comunicare sin dalla fase di ordine/incarico/contratto al fornitore (ovvero in occasione degli atti propedeutici al pagamento) tutti i riferimenti contrattuali individuati dall?Istituto e indicare allo stesso il codice della sede Amministrativo-Contabile che si ritiene competente.

Questo codice specifico di Istituto ? composto dal codice della sede amministrativo contabile della sede competente al pagamento e dal codice specifico per tipologia di rapporto, ed ? descritto in allegato alla presente Circolare (ALL. 2).

Le medesime informazioni circa il codice specifico di Istituto per i summenzionati rapporti - non censiti su SIGEC ovvero non previamente individuati da un codice CIG o CUP - sono altres? pubblicate sul sito Internet dell?INPS alla sezione "Fatturazione elettronica?, dove saranno, altres? indicati i successivi aggiornamenti per l?emergere di ulteriori casistiche.

La comunicazione del codice specifico di Istituto al fornitore che dovr? emettere fatturazione elettronica, comprensivo del codice della sede amministrativo contabile competente al pagamento,?, pertanto, adempimento di ciascuna struttura in indirizzo, e permetter? di:

- indirizzare la fattura alla sede Amministrativo-Contabile competente;

- attribuire la fattura automaticamente al codice del Fornitore gestito nei sistemi amministrativo-contabili dell?Istituto;

- monitorare lo stato di pagamento della fattura per il fornitore.

* * *

Il referente dell?Istituto, per eventuali chiarimenti sui summenzionati rapporti ovvero per il corretto inserimento su SAP SIGEC di tutte le informazioni necessarie al ricevimento delle fatture elettroniche ? il Dott. Giorgio Cal? (giorgio.calo@inps.it? tel. 06-59053062) che potr? fornire il supporto consulenziale necessario alle strutture richiedenti.