RISOLUZIONE N. 16/E

Divisione Contribuenti

Roma, 28 marzo 2022

OGGETTO: Tenuta della contabilità in forma meccanizzata - Articolo 12-octies del decreto-legge 30 aprile 2019, n. 34

Sono state avanzate richieste di chiarimento in ordine alle modifiche recate nel corso del tempo alle disposizioni in tema di tenuta della contabilità in forma meccanizzata ed a come vada interpretato l'attuale quadro normativo di riferimento.

Al riguardo, volendo fornire un quadro di insieme anche alla luce delle indicazioni già date in risposta ad istanze di singoli contribuenti - si vedano, in particolare, le risposte nn. 236 e 346, rispettivamente pubblicate il 9 aprile ed il 17 maggio 2021 nell'apposita sezione del sito istituzionale dell'Agenzia, (www.agenziaentrate.gov.it/portale/web/guest/normativa-e-prassi/risposte-agli-interpelli) - va, in primo luogo, ricordato che l'articolo 12-octies del decreto-legge 30 aprile 2019, n. 34, aggiunto dalla legge di conversione 28 giugno 2019, n. 58, è intervenuto sull'articolo 7, comma 4-quater, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito, con modificazioni, dalla legge 8 agosto 1994, n. 489.

Tale comma, ad oggi, prevede che «[...] la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti

sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza».

Come evidenziato nel relativo dossier dei lavori parlamentari (www.camera.it/leg18/126?tab=6&leg=18&idDocumento=1807&sede=&tipo=),

«L'articolo riproduce il contenuto dell'articolo 20 della proposta di legge in materia di semplificazioni fiscali, già approvata alla Camera e ora all'esame del Senato (AS 1294)», a sua volta coincidente con il precedente articolo 14 dell'originario disegno di legge (A.C. 1074), con cui il legislatore ha inteso estendere l'«obbligo di stampa cartacea soltanto all'atto del controllo e su richiesta dell'organo procedente, già previsto limitatamente ai registri dell'IVA, [...] a tutti i registri contabili tenuti in via meccanizzata o elettronica. Per la tenuta in forma elettronica, inoltre, è considerato valido qualsiasi supporto» (così, testualmente, la proposta di legge disponibile sul sito istituzionale della Camera dei Deputati,

www.camera.it/leg18/126?tab=2&leg=18&idDocumento=1074&sede=&tipo=).

L'intervento richiamato, tuttavia, non ha modificato le norme in tema di conservazione e tra queste, con specifico riferimento ai documenti informatici fiscalmente rilevanti - tra cui «- libro giornale e libro degli inventari; - scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali; - scritture ausiliarie di magazzino; - registro dei beni ammortizzabili; [...] registri prescritti ai fini dell'imposta sul valore aggiunto, [...]» (così la circolare n. 36/E del 6 dicembre 2006 alla quale si rinvia per un'elencazione esemplificativa di tali documenti) - il decreto ministeriale 17 giugno 2014, sostitutivo del precedente 23 gennaio 2004.

In particolare, il decreto, ricordato che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari devono possedere le caratteristiche dell'immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità (cfr. l'articolo 2), prescrive che essi vengano «conservati in modo tale che:

1. siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell'amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;

2. siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.

1. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l'apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.

2. Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti è effettuato entro il termine previsto dall'art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357 [ossia entro «i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali» sempre che «non siano scaduti da oltre tre mesi», ndr.], convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489».

In ultimo l'articolo 5, comma 16, del decreto-legge 22 marzo 2021, n. 41, corvertito, con modificazioni, dalla legge 21 maggio 2021, n. 69, ha previsto che

«Con riferimento al periodo d'imposta in corso al 31 dicembre 2019, il processo di conservazione di cui all'articolo 3, comma 3, del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 17 giugno 2014, [...] recante disposizioni sulle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto, si considera tempestivo se effettuato, al più tardi, entro i tre mesi successivi al termine previsto dall'articolo 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito, con

modificazioni, dalla legge 8 agosto 1994, n. 489».

Alla luce di quanto sopra, volendo sintetizzare il quadro normativo in essere

- nel quale, si ribadisce, tenuta e conservazione dei documenti restano concetti ed adempimenti distinti, seppure posti in continuità (si vedano, in questo senso, anche gli articoli 39 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633 e

22 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600) -qualora, nel rispetto della legislazione vigente, i documenti fiscalmente rilevanti consistano in registri tenuti in formato elettronico:

1. ai fini della loro regolarità, non hanno obbligo di essere stampati sino al terzo (o sesto per il solo 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;

2. entro tale momento (terzo/sesto mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi) vanno posti in conservazione nel rispetto del citato d.m. 17 giugno 2014 - e, quindi, anche del codice dell'amministrazione digitale (decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82) e dei relativi provvedimenti attuativi ai quali lo stesso d.m. rinvia - laddove il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico, ovvero materializzati (stampati) in caso contrario.

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Le Direzioni regionali vigileranno affinché i principi enunciati e le istruzioni fornite con la presente risoluzione vengano puntualmente osservati dalle Direzioni provinciali e dagli Uffici dipendenti.

IL CAPO DIVISIONE

Paolo Valerio Barbantini (firmato digitalmente)