Risoluzione Agenzia Entrate n. 71 del 04.03.2002

Operazioni ex art. 38 quater DPR n. 633 del 1972; procedure per lo sgravio e conservazione di documenti
Risoluzione Agenzia Entrate n. 71 del 04.03.2002

Con istanza diretta alla scrivente codesta Società (X Y Italia S.r.l.) ha fatto presente che nell'ambito della propria attività fornisce una serie di servizi ai commercianti al minuto, diretti a consentire il corretto adempimento degli obblighi fiscali connessi con lo sgravio o il rimborso dell'IVA a favore di viaggiatori domiciliati o residenti fuori dell'Unione Europea, che effettuano acquisti in Italia ai sensi dell'articolo 38-quater del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633.
Con risoluzione n. 505184 del 28 maggio 1987, allo scopo di rendere più agevole l'assolvimento degli obblighi, è stato consentito l'utilizzo, in sostituzione della fattura, di un particolare documento denominato "Tax free shopping cheque". Quest'ultimo, rilasciato dal venditore al viaggiatore straniero all'atto della cessione del bene e vistato dall'Ufficio doganale di uscita dall'Unione Europea, costituisce titolo valido per il rimborso dell'Iva. L'imposta viene rimborsata al viaggiatore straniero dalla società istante, che trasmette il "Tax free shopping cheque" al commerciante che lo ha emesso, per ottenere la restituzione dell'Iva rimborsata e consentire al medesimo operatore economico di operare le necessarie rettifiche contabili.
Ciò premesso, codesta X Y ha chiesto se sia ammissibile la seguente procedura:
a) ad una società di servizi viene conferito un mandato con rappresentanza, per l'adempimento degli obblighi concernenti l'archiviazione e la conservazione dei documenti contabili relativi alle cessioni in questione;
b) ai negozianti che hanno aderito al cosiddetto sistema "Tax free shopping" verrebbero trasmessi i documenti emessi in luogo della fattura nel solo formato elettronico;
c) la società di servizi di cui alla lettera a) provvederebbe alla archiviazione ottica dei documenti e alla conservazione degli originali cartacei, che rimarrebbero, comunque, disponibili nel caso di eventuali verifiche tributarie;
d) la trasmissione dei "Tax free cheques" si realizzerebbe con l'accesso alla loro immagine elettronica mediante un sito internet, dedicato e idoneo a garantire la riservatezza dei dati;
e) i commercianti destinatari della trasmissione di tali documenti, secondo la modalità sopra descritta, avrebbero cura di indicare, nella dichiarazione presentata al competente ufficio Iva ai sensi dell'articolo 35 del DPR n. 633 del 1972, i dati della società di servizi, quale soggetto depositario degli originali cartacei.

In proposito si osserva quanto segue.
Nel caso in esame, l'utilizzo di sistemi telematici è diretto a trasmettere le informazioni necessarie al commerciante al minuto, onde consentirgli di accertarsi della regolarità delle operazioni e procedere alle opportune rettifiche contabili. In particolare, seconda la descritta procedura che la Società istante intenderebbe adottare, si realizza una mera trasmissione, in formato elettronico, ad un sito internet, di copia di una fattura che è stata emessa nel suo tradizionale formato cartaceo, seppure sub specie del particolare documento denominato "Tax free shopping cheque". Quest'ultimo documento è conservato in originale presso un soggetto terzo, conformemente all'articolo 39 del DPR n. 633 del 1972, fermo restando l'obbligo, ai sensi dell'articolo 35 del ripetuto DPR n. 633, di dichiarare al competente Ufficio i dati relativi al depositario.
Tanto premesso, considerate le esigenze di razionalizzazione e semplificazione delle procedure di contabilizzazione e soprattutto di sicurezza della conservazione fisica dei documenti, nel contesto dell'evoluzione degli strumenti di comunicazione a disposizione degli operatori, si ritiene valida la procedura proposta. Si precisa, tuttavia, che occorre che i dati trasmessi in via telematica e quelli contenuti nei documenti originali siano identici, seppure organizzati diversamente, atteso che sulla base dei primi il negoziante provvederà all'espletamento dei connessi adempimenti contabili.