Buone nuove in arrivo per le fatture elettroniche. L'ingresso nel nostro ordinamento della direttiva comunitaria 2010/45/UE, avvenuto grazie alla Legge di Stabilità 2013, segna un passo decisivo verso la smaterializzazione dei documenti contabili.
A partire dal 1 gennaio di quest'anno, il D.p.r. 633/72, testo di riferimento in materia Iva, si rimodella sulla base dei dettami europei rendendo di fatto più snello e accessibile l'utilizzo di formati alternativi alla vecchia carta.
L'evoluzione digitale a cui abbiamo assistito negli ultimi anni rendeva obbligatoria un'inversione di rotta, sia in termini di sostenibilità che di ottimizzazione degli spazi. Finora però i rigidi schemi attuativi nostrani di fatto ingessavano la transizione, facendo preferire il metodo tradizionale.
L'attuale definizione di fattura elettronica è stabilita dal novellato art. 21 D.p.r. 633/72 al primo comma: si intende elettronica la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualsiasi formato elettronico. Spazio dunque anche a semplici pdf, da inoltrare al fornitore/creditore come allegato mail.
La grande novità è però rappresentata dalle possibili vie di circolazione dei documenti. Prima del recente recepimento normativo, per garantire l'attestazione della data, l'autenticità dell'origine e l'integrità del giustificativo era necessario firmare digitalmente ogni singola fattura (o lotto). In alternativa, bisognava ricorrere al sistema EDI di trasmissione elettronica. Visti gli elevati costi gestionali e, in alcuni casi, l'approssimativa conoscenza procedurale in capo agli utilizzatori, tale soluzione è stata ovviamente poco utilizzata. Il fitto calendario fiscale, come noto, non consente esperimenti, soprattutto in un ambito di cruciale importanza come quello della fatturazione.
La nuova normativa non abbandona quanto fatto finora, ma facilita la trasmissione aprendo anche a sistemi di controlli di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o prestazione di servizi. Fondamentale che tutti i file prodotti siano univocamente riconducibili all'atto che genera il presupposto impositivo. Traducendo in termini pratici quanto appena esposto, tutte le fasi della transazione devono essere adeguatamente raccolte e trattate in modo da consentire una visione completa dell'evento traslativo, fin dalle proprie origini. A tal proposito, un buon sistema di controllo integra le mail scambiate con la controparte (ad esempio per la definizione dell'accordo) con i relativi documenti accompagnatori di trasporto, fino alla definitiva fattura fiscale.
Occorre sottolineare che il ricorso alla fatturazione elettronica è subordinato all'accettazione da parte del destinatario. Per conservare i necessari crismi legali e rendere inoppugnabile il proprio operato, è dunque consigliabile inserire apposite clausole scritte in sede preliminare o durante la stesura dell'eventuale contratto di fornitura. Il procedimento può essere avvalorato anche dal comportamento concludente del partner commerciale (cristallizzato con il pagamento del corrispettivo), ma giova ricordare come la prova documentale metta sempre al riparo da ogni possibile contestazione.
Accanto alle forme di trasmissione tradizionali, il legislatore consente dunque una flessibilità organizzativa in capo alle singole realtà, che autonomamente sono libere di organizzare il proprio sistema gestionale rispettando i requisitivi di autenticità, integrità e leggibilità del documento.
Cambia poco, invece, in tema di conservazione: la normativa di riferimento rimane il Decreto Ministeriale del 23 gennaio 2004.
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