Le circolarizzazioni

1. della significatività delle asserzioni,
2. del livello accertato dei rischi intrinseco e di controllo, e
3. di come gli elementi probativi ottenuti dalle altre procedure di revisione pianificate potranno ridurre il rischio di revisione ad un livello basso e quindi accettabile per le asserzioni di bilancio interessate.

Nel decidere in quale misura ricorrere alle conferme esterne, il revisore valuta le caratteristiche dell'ambiente in cui opera l'entità sottoposta a revisione e il comportamento dei potenziali destinatari nel rispondere alle richieste di conferma diretta.
Le conferme esterne vengono spesso utilizzate con riferimento ai saldi contabili e alle loro componenti, ma non sono necessariamente limitate a questi. Ad esempio, il revisore può richiedere la conferma esterna delle condizioni e dei termini di un contratto o di una transazione stipulata tra l'entità e una terza parte. La richiesta di conferma è progettata per chiedere se sono state apportate modifiche al contratto, e in caso affermativo quali sono i dettagli sostanziali.

Di seguito si riportano alcuni esempi di situazioni in cui si può ricorrere alla conferma esterna:

• banche e intermediari finanziari => tutti;
• Saldi dei crediti verso clienti => un campione;
• Saldi dei debiti verso fornitori => un campione;
• Materiale presso terzi => un campione;
• Titoli conservati presso terzi => un campione;
• Legali, Consulenti, Commercialisti, ecc. => tutti;
• Società di leasing, factoring, ecc. => tutti;
• Assicurazioni => tutti;
• Agenti => un campione.

L'attendibilità degli elementi probativi ottenuti tramite conferma esterna dipende, tra l'altro, dall'applicazione di procedure idonee, da parte del revisore, nella progettazione delle richieste di conferma esterna, nello svolgimento delle procedure di conferma esterna e nella valutazione dei risultati delle procedure di conferma esterna. I fattori che incidono sulla attendibilità delle conferme comprendono il controllo esercitato dal revisore sulle richieste di conferma e sulle relative risposte, le caratteristiche dei destinatari e le eventuali limitazioni contenute nelle risposte oppure imposte dalla direzione aziendale.

Questo vuole dire che se viene inviata la lettera di circolarizzazione a, ad esempio, 3 clienti bisognerà spiegare perché si è scelti quei 3 clienti tenuto conto della pianificazione iniziale e della determinazione del rischio di revisione. Ad esempio, se riporto nella pianificazione iniziale che il cliente ha un rischio di revisione medio per effetto anche di un sistema di controllo interno che per l'area tesoreria si dimostra a rischio medio-alto e poi non circolarizzo (invio le lettere) agli istituti bancari (magari giustificando il tutto perché all'azienda la banca fa pagare la risposta …), be questo è grave. Idem discorso quando identifico il rischio di revisione di un cliente basso e poi circolarizzo tutto il partitario clienti !!!
Stesso discorso vale per il caso in cui vengono predisposte ed inviate correttamente le lettere di circolarizzazione e poi … non vengono correttamente "lavorate" le relative risposte … quanto più alta è la valutazione del rischio intrinseco e di controllo tanto più alta deve essere la quantità e/o la qualità degli elementi probativi che il revisore dovrà ottenere dall'applicazione delle procedure di validità.

Pertanto, all'aumentare del livello accertato di rischio intrinseco e di controllo, il revisore deve progettare procedure di validità mirate ad ottenere un numero maggiore di elementi probativi, oppure elementi probativi più persuasivi con riferimento ad un'asserzione di bilancio. In questi casi, il ricorso a procedure di conferma può risultare efficace nel fornire elementi probativi di revisione sufficienti ed appropriati.
Minore è il livello accertato di rischio intrinseco e di controllo e minore sarà la necessità di ricorrere alle procedure di validità per formulare le conclusioni su un'asserzione di bilancio. Ad esempio, un'entità può aver acceso un prestito che sta rimborsando secondo un piano concordato, sulle cui condizioni il revisore aveva ottenuto conferme negli anni precedenti. Se altri lavori svolti dal revisore (compreso lo svolgimento di procedure di conformità) indicano che le condizioni del prestito non sono variate e portano a valutare che il livello di rischio intrinseco e di controllo relativo al saldo del prestito è basso, il revisore potrebbe limitare le procedure di validità ad una verifica dei dettagli dei pagamenti effettuati, piuttosto che chiedere nuovamente conferma del saldo direttamente al creditore.

Le transazioni insolite o complesse possono essere associate a livelli più elevati di rischio intrinseco o di controllo rispetto alle transazioni semplici. Se la società ha stipulato una transazione insolita o complessa e i livelli di rischio intrinseco e di controllo sono stati valutati elevati, il revisore richiede la conferma delle condizioni e dei termini della transazione alle parti oltre ad esaminare la documentazione posseduta dall'entità. Il revisore acquisisce informazioni scritte dalle banche con le quali la società intrattiene rapporti per avere conferma di tutti i rapporti in essere alla chiusura dell'esercizio, con particolare attenzione alle informazioni relative alle persone autorizzate a compiere operazioni e all'esistenza di eventuali garanzie e/o impegni dati e ricevuti.
La richiesta è normalmente inviata anche a tutte le banche con le quali la società ha chiuso i rapporti nel corso dell'esercizio. In presenza di un livello dei rischi di controllo e intrinseco giudicato basso, la richiesta di conferma può essere effettuata per i rapporti più significativi alla chiusura dell'esercizio e per i restanti rapporti in data diversa, che in genere coincide con quella della fase preliminare del lavoro. Il revisore effettua la richiesta di conferma alla data di chiusura dell'esercizio dei crediti verso clienti e dei debiti verso fornitori qualora tali saldi complessivi siano significativi rispetto al bilancio della società revisionata e il livello accertato del rischio intrinseco e del rischio di controllo sia alto.