Circolare INPS n. 37 del 17.02.2003

Rilascio nuova procedura “Iscrizione e Variazione Azienda”
Circolare INPS n. 37 del 17.02.2003

SOMMARIO: Realizzazione e rilascio di una nuova procedura di iscrizione e variazione aziende in ambiente web. Operazioni propedeutiche al rilascio della nuova procedura e relativa tempistica

1) Premessa - Attuale procedura di iscrizione e variazione aziende.
In un’ottica di miglioramento dei rapporti tra l’Istituto ed il mondo delle imprese ed al fine di fornire un servizio orientato alla qualità, e’ stata realizzata in ambiente web una nuova procedura di iscrizione e variazione delle aziende, che consente l’immediato aggiornamento degli archivi centrali, realizzando altresì il valore aggiunto determinato dai tempi estremamente rapidi nell’accesso alle informazioni anagrafiche e contributive.
La nuova procedura, infatti, è stata realizzata in ambiente Intranet e si presenta con un’interfaccia Windows estremamente semplificata, in questo modo sarà possibile l’utilizzo della stessa anche da parte di utenti dotati di minor familiarità con le applicazioni informatiche, nonché da parte di operatori del processo aziende non ancora dotati di un completo skill professionale sulla materia dell’inquadramento previdenziale.
La procedura è dotata di un elevato grado di flessibilità e consentirà, in prospettiva, molteplici applicazioni, in linea con lo sviluppo delle moderne tecnologie e con le esigenze dell’utenza.
La procedura, attualmente operativa presso le strutture territoriali, consente l’inserimento dei dati relativi ad una nuova azienda o alla variazione di aziende già iscritte esclusivamente presso la Direzione provinciale o subprovinciale nel cui ambito territoriale operano le aziende stesse; l’assegnazione del numero di matricola ad una nuova azienda viene effettuata solo dopo aver prenotato una “fascia numerica” dal centro; che mette a disposizione dell’operatore un quantitativo di numeri progressivi da attribuire alla nuove aziende (minimo 100 - massimo 500).
La nuova procedura rivede il precedente assetto e pur non modificando, al momento, la competenza territoriale relativa alla gestione degli adempimenti contributivi aziendali correnti (DM10/2, SA/770, ecc.) e da recupero crediti, elimina l’attribuzione della matricola mediante le predette fasce numeriche come appresso specificato.
Le innovazioni procedurali, nel contesto di altre iniziative in avanzata fase di realizzazione (portale delle imprese, sportello unico etc.), consentono di fornire un servizio di maggiore qualità alle aziende, alle Associazioni, ai Consulenti; viene dato impulso alle attività di front-office, con la loro estensione alla fase di memorizzazione dei dati di una nuova azienda, alla attribuzione del numero di matricola con la stampa e la consegna della relativa ricevuta.
Le successive fasi di completamento dell’inquadramento aziendale, soprattutto quella di validazione, potranno essere svolte –in relazione alle singole realtà operative- in una attività di back-office.

2) Nuova procedura.
La logica della nuova procedura modifica sensibilmente molti degli aspetti descritti sinteticamente nel punto precedente, attraverso le seguenti innovazioni:
- Rivisitazione degli attuali standard di sicurezza e creazione di un nuovo standard relativamente sia alla fase di accesso che a quella di gestione dei dati, al fine di adottare ogni cautela nella corretta applicazione dei criteri in vigore per l’attribuzione delle caratteristiche contributive. Pertanto, l’operatore al momento dell’accesso, digitando la propria matricola e la password di rete, risulterà abilitato alle varie funzioni della procedura e sarà memorizzato ogni intervento sul database delle aziende con la registrazione dei seguenti dati:
a) l’identificativo della stazione di lavoro dalla quale l’operatore ha agito;
b) la data e l’ora dell’inserimento;
c) la tipologia dell’informazione inserita o modificata (anagrafica o contributiva).
Ciò consentirà la storicizzazione delle informazioni e la loro successiva gestione sia a livello statistico che di controllo;
individuazione di due livelli di accesso alla procedura stessa finalizzati alla memorizzazione dei dati ed alla loro validazione, al fine di porre ogni cautela nel garantire omogeneità sul territorio nella applicazione dei criteri posti alla base dell’inquadramento aziendale;
- adozione di un’interfaccia utente amichevole (user-friendly) che rispecchia i criteri adottati nelle applicazioni di tipo web; in questo modo sarà possibile l’utilizzo della procedura anche da parte di utenti dotati di minor familiarità con le applicazioni informatiche;
- installazione della procedura su un unico server centrale che consente, con un unico intervento e con uguale efficacia per tutti gli utenti, il costante aggiornamento in applicazione delle novità normative da recepire;
- standardizzazione delle informazioni e delle dizioni; è stato possibile realizzare, a supporto dell’operatore, una serie di servizi contenenti informazioni uniformate in relazione a voci che risultano essere standardizzate sull’intero territorio nazionale (classificazione aziendale, prefissi stradali, ecc.), nonché informazioni in chiaro del significato di alcune codifiche (tipo cessazione, autorizzazione all’accentramento degli adempimenti contributivi, ecc.);
- abolizione della prenotazione delle fasce numeriche per l’attribuzione del numero di matricola che sarà assegnato in maniera automatica dal sistema centrale attraverso una semplice progressione aritmetica (ultimo numero assegnato +1) nell’ambito della provincia (il contatore è rappresentato dalle sei cifre intermedie del numero di matricola).
Sarà quindi possibile, direttamente nella fase di front office, garantire al cliente l’assolvimento del completo processo di iscrizione (dalla ricevuta, all’inquadramento e alla formale emissione del provvedimento di iscrizione), ovvero, laddove sussistano difficoltà riferite all’inquadramento aziendale, sarà immediatamente possibile il rilascio della ricevuta di avvenuta presentazione della domanda di iscrizione contenente già il nuovo numero di matricola, destinando il completamento del processo di iscrizione ad una successiva fase di back office.
Per le Aree metropolitane nelle quali operano più direzioni subprovinciali, sarà conservata l’attuale competenza territoriale;
- possibilità di inserire fino a venti codici di autorizzazione per Azienda tutti visualizzabili e gestibili, introduzione della funzione di scadenza automatica di validità dei codici di autorizzazione;
- inserimento di informazioni aggiuntive legate all’anagrafica delle aziende (indirizzo e-mail, eventuale sito internet che altre procedure potranno utilizzare per comunicazioni, ecc);
- possibilità di prelevare automaticamente le informazioni riguardanti l’anagrafica aziendale nei casi di aggancio tra le posizioni (aziende collegate ad una principale) senza la necessità di riscriverle;
- controllo interattivo delle caratteristiche contributive; tale funzione consente di testare la validità temporale di un inquadramento aziendale costituito da CSC - ISTAT- CA, permettendo di conoscere immediatamente la congruenza delle informazioni inserite o selezionate dall’operatore;
- introduzione del cosiddetto “sistema consulenziale”. Si tratta di un supporto che agevola l’attività di iscrizione degli operatori inseriti nel processo aziende finalizzato alla corretta e omogenea attribuzione dell’inquadramento previdenziale. Il sistema consulenziale ha recepito le disposizioni emanate in materia di iscrizione e classificazione delle aziende ed è stato organizzato con chiavi di ricerca semplici o avanzate secondo il grado di esperienza dell’operatore che lo consulta.
L’utilizzo del sistema consulenziale può rappresentare anche un utile momento formativo rivolto agli operatori inseriti da poco nel processo aziende e di confronto per gli operatori già in possesso di un elevato skill professionale sulla materia.
In futuro le utenze telematiche (Associazioni, Consulenti, Commercialisti, Aziende) potranno usufruire di una gamma di servizi di consulenza personalizzata, legati alla trasmissione dei dati (modelli di iscrizione, variazioni, sospensioni, ecc) nonché all’uso del sistema consulenziale.

3) Operazioni propedeutiche al rilascio della nuova procedura. Tempistica
Di seguito si fornisce la tempistica inerente alle fasi delle operazioni propedeutiche al rilascio della nuova procedura che, come detto, interesserà al momento le strutture territoriali dotate di AS400, conservando in tal modo le rispettive competenze territoriali.
- Verifica della competenza territoriale.
Sarà inviato ai Dirigenti del Coordinamento Area Aziende di ogni Direzione Regionale, un file in formato excel contenente l’attuale stato della distribuzione della competenza territoriale delle singole Sedi provinciali o subprovinciali operanti in ciascuna regione.
Le Direzioni Regionali avranno cura di verificare l’esatta associazione CAP - COMUNE delle singole sedi comunicando, con la massima urgenza, eventuali incongruenze alla seguente casella di posta elettronica: Coordinamento.ProcedureInformatiche@inps.it
- Verifica dati standardizzati
Al fine di evitare problemi nella gestione dei dati non standardizzati, si è preferito non consentire inserimenti manuali o forzature dei campi di acquisizione, relativamente all’immissione di alcune specifiche informazioni.
A tale scopo, saranno immediatamente inviati ai sopra citati Dirigenti gli elenchi dei dati standardizzati, in modo da consentire alla Direzione Centrale Entrate Contributive, la valutazione delle segnalazioni che saranno inviate dalle singole strutture territoriali, (es. tipologia prefissi stradali “RIO”, “SPALTO”, ecc) alla casella di posta elettronica sopra citata.
- Normalizzazione archivio consulenti
Come già precisato dalla DCSIT con Messaggio n.14262 del 25 giugno 1997, nonché durante il primo intervento formativo tenutosi a livello nazionale nei mesi di maggio e giugno 2002 -relativo alla presentazione della nuova procedura Iscrizione e Variazione Azienda- effettuato presso i poli di Milano, Bologna, Bari e Roma, le sedi dovranno provvedere, tempestivamente, all’unificazione dell’anagrafiche duplicate dei consulenti, seguendo le disposizioni già impartite nel suddetto messaggio.
- Migrazione della base dati
È necessario che tutte le matricole attribuite e comunicate alle aziende siano inserite con estrema urgenza nei sistemi dipartimentali AS400 di sede. In fase di migrazione, i numeri di matricola relativi alla fascia numerica non ancora acquisiti saranno considerati non assegnati e quindi cancellati. Tale operazione è necessaria per l’individuazione, nell’ambito della provincia, del numero di matricola dal quale far partire il contatore iniziale della progressione aritmetica.
Non sarà più possibile recuperare la numerazione non utilizzata.
S’invitano pertanto le Sedi a completare entro il 21 febbraio 2003 le fasi di acquisizione delle matricole assegnate al fine di evitare numerosi problemi di natura anche contabile (aziende che pagano con numeri di matricola comunicati per le vie brevi ma mai acquisiti, ecc.)
L’operazione di migrazione durerà circa 2 –3 settimane durante le quali verranno inibite le funzioni di iscrizione e variazione aziende. Solo quando sarà completata la migrazione di tutti i sistemi dipartimentali, sarà possibile utilizzare la nuova procedura.
- Formazione
In considerazione delle numerose innovazioni introdotte con la procedura e allo scopo di facilitare la comprensione dei connessi riflessi organizzativi e tecnico-operativi è stata organizzata a livello centrale una specifica attività di formazione rivolta a gruppi ristretti di funzionari individuati a livello regionale.
La fase centrale di formazione, curata da esperti individuati a livello centrale, è finalizzata alla illustrazione dettagliata della procedura e delle innovazioni dalla stessa introdotte ed è articolata su due giornate di presentazione, realizzate nei mesi di maggio e giugno 2002, e su una ulteriore giornata di riepilogo e approfondimento programmata per il mese di febbraio 2003, in prossimità del rilascio della procedura stessa su tutto il territorio nazionale.
Allo scopo di consentire il migliore e rapido utilizzo della procedura da parte degli operatori addetti, le Sedi regionali sono impegnate a realizzare analoghe attività formative nei confronti del personale delle Strutture di competenza, avvalendosi della collaborazione dei gruppi regionali che hanno partecipato alle iniziative centrali ed eventualmente, previa richiesta alla Direzione centrale Formazione e Sviluppo Competenze, degli esperti amministrativi e/o informatici delle Direzioni Centrali Entrate e Sistemi Informativi e Telecomunicazioni.

4) Estensione della nuova procedura presso tutte le Strutture territoriali
Le deliberazioni n. 47 del 19 gennaio 2000 sul “decentramento territoriale dei servizi” e n. 380 del 5 luglio 2000 recante il “regolamento di organizzazione” dispongono che le agenzie, addette allo svolgimento della normale attività produttiva inerente al processo assicurato/pensionato, dovranno estendere la propria operatività anche al conto aziende, almeno per quanto attiene alla gestione della posizione anagrafica e alla gestione dei lavoratori autonomi.
La realizzazione dei principi contenuti nelle delibere citate comporta la necessità di interventi tecnologici, procedurali e formativi, all’interno dei quali si pone la nuova procedura che, a regime, sarà estesa a tutte le strutture, senza vincoli di competenza territoriale, al fine di consentire ovunque la gestione dei rapporti con le aziende.
A tale scopo sono stati individuati due livelli di accesso alla procedura stessa finalizzati alla memorizzazione dei dati ed alla loro validazione al fine di garantire l’applicazione dei criteri posti alla base dell’inquadramento aziendale.
In questa prima fase, tuttavia, la procedura viene rilasciata alle direzioni provinciali e sub provinciali, nonché alle agenzie presso le quali è stato già effettuato lo scorporo dell’archivio delle aziende.
Si fa riserva , in tempi brevi, di successive istruzioni in merito alla estensione della procedura a tutte le strutture,previo lo svolgimento di un adeguato percorso formativo; saranno previsti altresì incontri con le associazioni di categoria.

Istruzioni finali ed installazione della procedura
Esaurite le fasi sopra descritte, con successivi messaggi saranno eventualmente fornite, in forma dettagliata, tutte le ulteriori istruzioni che risulteranno utili.
La distribuzione degli specifici programmi sarà effettuata nel più breve tempo possibile a cura della DCSIT.
E’ in corso di redazione un apposito manuale sulla procedura che sarà inviato con ogni sollecitudine.
Eventuali segnalazioni potranno essere inviate a: Coordinamento.ProcedureInformatiche@inps.it

Allegato N.1
Allegato N.2
Allegato N.3